Jenis-Jenis Dokumen Lelang Pengadaan

Dokumen lelang pengadaan barang dan jasa yang diajukan oleh peserta, pada umumnya terdiri atas 4 dokumen pokok, yaitu:
Ø Dokumen Prakualifikasi
Ø Dokumen Administrasi
Ø Dokumen Teknis
Ø Dokumen Penawaran Harga

Dokumen Prakualifikasi
Dokumen Prakualifikasi diajukan jika lelang pengadaan barang atau jasa dilakukan dengan prakualifikasi. Dalam menyusun dokumen prakualifikasi, peserta harus mempelajari terlebih dahulu Dokumen Prakualifikasi dari panitia lelang. Dalam dokumen ini peserta lelang melakukan peninjauan terhadap persyaratan-persyaratan lelang, formulir-formulir isian serta dokumen-dokumen pendukung lainnya.
Pada dasarnya jenis-jenis dokumen yang harus disediakan untuk memenuhi persyaratan dokumen prakualifikasi antara lain:
1) Dokumen legal, misalnya SIUP dan akte perusahaan
2) Dokumen pajak, misalnya fotokopi NPWP, Pengukuhan NPWP dan bukti penyampaian pajak
3) Surat dan formulir-formulir isian, misalnya pakta integritas, formulir isian penilaian kualifikasi, surat pernyataan minat, dan surat pernyataan kebenaran dokumen

Dokumen Administrasi
Pada umumnya dokumen administrasi diajukan bersamaan dengan dokumen teknis baik pada penilaian kompetensi peserta lelang dengan prakualifikasi atau pascakualifikasi. Dokumen Administrasi ini berisi:
1) Dokumen legal, misalnya TDP, SIUP dan Akte perusahaan
2) Dokumen bank, misalnya referensi Bank/jaminan bank
3) Dokumen pajak, misalnya fotokopi NPWP, Pengukuhan NPWP dan bukti penyampaian pajak
4) Surat dan formulir-formulir isian, misalnya surat penawaran, surat pernyataan kebenaran dokumen, surat pernyataan bukan PNS dan sebagainya.

Dokumen Teknis
Dokumen teknis pada umumnya dapat dibedakan menjadi 2 jenis, yaitu dokumen teknis untuk pengadaan jasa konsultansi dan dokumen teknis untuk poengadaan barang/pemborongan/jasa lainnya.
Dokumen teknis untuk pengadaan jasa konsultan berisi;
1. Pendahuluan
2. Pengalaman perusahaan
3. Pemahaman dan tanggapan terhadap kerangka acuan kerja (KAK)
4. Apresiasi inovasi
5. Pendekatan dan metodologi
6. Rencana kerja
7. Jadual pelaksanaan pekerjaan
8. Tugas dan tanggungjawab tenaga ahli
9. Jadual penugasan tenaga ahli
10. Organisasi pelaksana pekerjaan
11. Laporan
12. Staf dan fasilitas pendukung
13. Penutup
Lampiran-lampiran
1. Daftar riwayat hidup tenaga ahli,
2. Fotokopi ijazah tenaga ahli
3. NPWP dan bukti setor pajak tenaga ahli
4. Surat Pernyataan tenaga ahli
5. Dokumen pendukung lainnya

Dokumen teknis untuk pengadaan barang/pemborongan/jasa lainnya pada umumnya berisi:
1. Spesifikasi teknis
2. Gambar teknis dan identitas barang
3. Jangka waktu penyerahan barang
4. Surat pernyataan jaminan purna jual (Garansi)
5. Surat pernyataan jaminan ketersediaan suku cadang
6. Surat pernyataan mengenai perawatan dan program perawatan
7. Menyediakan buku petunjuk pengoperasian
8. Surat dukungan dari perusahaan pemasok

Dokumen Penawaran Harga
Dokumen harga berisi perincian biaya-biaya yang diperlukan untuk pemenuhan paket pekerjaan atau pengadaan barang/jasa. Biaya yang ditawarkan oleh peserta lelang sudah termasuk pajak PPN 10%. Dalam menentukan harga yang akan ditawarkan, peserta lelang harus melakukan perhitungan yang rinci terhadap biaya-biaya yang mungkin timbul, metode evaluasi lelang yang diterapkan serta harga dari produk atau jasa yang ditawarkan.

Konsep ALE
Penyusunan dokumen-dokumen tersebut harus memenuhi konsep Akurat, Lengkap, dan Efektif (ALE). Hal ini disebabkan pada dasarnya proses lelang pengadaan barang dan jasa didasarkan atas penilaian dan evaluasi terhadap dokumen-dokumen lelang yang diajukan oleh peserta lelang. Prinsip dasar dalam penyusunan dokumen lelang adalah ALE;
A -Akurat
Data-data dan kompetensi peserta lelang harus memenuhi kriteria dan persyaratan yang ditetapkan dalam dokumen lelang RKS/KAK. Hal ini antara lain kesesuaian Kemampuan Dasar, ruang lingkup usaha, tenaga ahli, peralatan, dan skala perusahaan (Besar/kecil).
L -Lengkap
Peserta lelang harus dapat menyajikan hal-hal yang disyaratakan dan diminta olehpaniti lelang secara lengkap, misalnya kelengkapan surat-surat legal, pajak, dan formulir-formulir isian. Khususnya dalam mengisi surat atau formulir isian harus diperiksa dengan teliti tanda tangan, stempel, dan tanggal surat.
E - Efektif
Dokumen lelang yang diajukan harus efektif dalam memenuhi metode penilaian yang diterapkan. Hal ini berarti dokumen dan isinya harus mampu mendapatkan penilaian yang tinggi, sehingga dapat menjadi peringkat tertinggi. Untuk mendapatkan penilaian ini, peserta lelang harus benar-benar semaksimal mungkin memenuhi semua persyaratan-persyaratan lelang.
Pada dasarnya pencapaian peringkat inilah yang dapat menentukan sukses tidaknya suatu perusahaan memenangkan lelang. Dan untuk mencapai peringkat itu penyajian dokumen lelang menjadi penentunya. Agar dapat menyusun dokumen lelang pengadaan barang dan jasa secara efektif dapat disimak pada buku “Tips Menang Tender Pengadaan Barang Dan Jasa”. Selamat mengikuti lelang pengadaan barang dan jasa pemerintah, semoga sukses.