Penerapan ISO 9001 Bagi Penyedia Barang dan Jasa Pemerintah

Sertifikat ISO 9001 tidak jarang menjadi pertimbangan dalam proses pemilihan penyedia barang dan jasa untuk memenangkan tender pengadaan barang dan jasa pemerintah.
Dalam artikel ini diuraikan secara singkat proses penerapan ISO 9001 dalam suatu perusahaan. Proses penerapan sistem manajemen mutu dalam upaya diperolehnya sertifikat ISO 9001:2008 dilakukan dengan perpaduan antara pelatihan dan konsultasi. Secara umum proses penerapan ISO 9001 terdiri atas beberapa tahap, yaitu:

1. Penunjukkan MR dan Steering Commitee (Team Kerja)
Membentuk tim kerja pelaksana sertifikasi ISO 9001:2008 di perusahaan yang berupa pembagian peran dan tanggungjawab antara fungsi-fungsi di perusahaan yang diakomodasikan dalam struktur organisasi tim sertifikasi ISO 9001:2008. Pimpinan puncak menunjuk Management Representative (MR) untuk memimpin penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001.

2. Pelaksanaan Pelatihan ISO 9001:2008
Memberikan pelatihan ISO 9001:2008 kepada pihak-pihak terkait untuk meningkatkan kesadaran (awareness) ISO 9001:2008. Pelatihan-pelatihan ini antara lain berupa awareness ISO 9001:2008, Interpretasi Klausul-klausul ISO 9001:2008, Sistem dokumentasi ISO 9001:2008, Internal Audit Training, Corrective and Preventive Action, dan pelatihan-pelatihan pendukung lainnya.

3. Desain Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di Perusahaan
Melakukan set-up sistem di masing-masing fungsi perusahaan misalnya Gudang, Administrasi, QC/QA, PPC&Marketing, produksi, HRD, dan lain-lain. Menyusun dan menerapkan pedoman mutu, prosedur mutu, instruksi kerja, standar mutu dan dokumen pendukung lainnya untuk memastikan dokumen-dokumen tersebut telah sesuai dengan persyratan ISO 9001:2008.

4. Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di Perusahaan
MR dan tim kerja melakukan peninjauan (Review) terhadap sistem yang telah didesain dan membantu memecahkan masalah-masalah yang timbul dalam penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 di perusahaan.

5. Pelatihan Audit Mutu Internal dan Pembentukan Tim Auditor Internal
Melakukan pelatihan audit mutu internal terutama kepada calon-calon internal auditor di perusahaan. Pelatihan ini berupa pemahaman audit, penyusunan program audit, kompetensi auditor, catatan audit, tindak lanjut audit serta ditambah dengan pratik audit secara langsung. Pelatihan ini ditindaklanjuti dengan pembentukan Team Auditor Internal, menyusun Program Audit Internal, dan melaksanakan Internal Audit.

6. Management Review Meeting
Melaksanakan Management Review Meeting yang membahas kemajuan-kemajuan dan hambatan-hambatan yang dihadapi selama proses penerapan ISO 9001:2008.

7. Pre-Assessment (Audit Pre-Sertifikasi)
MR atau Tim kerja dapat melakukan audit secara keseluruhan terhadap penerapan sistem manajemen mutu di perusahaan untuk memastikan perusahaan telah siap diaudit oleh Badan Sertifikasi. Hasilnya berupa laporan audit yang dibahas bersama pihak-pihak terkait mengenai kekurangan-kekurangan yang ditemukan saat audit serta memastikan telah dilakukan tindakan perbaikan.

8. Pemilihan Badan Sertifikasi
Pucuk pimpinan dan MR melakukan pertemuan (meeting) untuk melakukan pemilihan Badan Sertifikasi yang akan dipakai. Pemilihan Badan Sertifikasi dilakukan berdasarkan pertimbangan kredibilitas Badan Sertifikasi, keuangan dan biaya pemeliharaan sistem dan sertifikat, kesiapan sistem manajemen mutu di perusahaan, dan sistem audit oleh Badan Sertifikasi.

9. Sertifikasi ISO 9001:2008
Proses sertifikasi dilakukan oleh badan sertifikasi yang telah dipilih. Selama proses ini badan sertifikasi akan melakukan audit terhadap sistem manajemen mutu ISO 9001 di perusahaan untuk memastikan diterapkannya sistem manajemen mutu secara konsisten.

Langkah-langkah di atas merupakan gambaran umum penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001 di suatu perusahaan. Jika mengalami kesulitan atau menemukan kendala, maka perusahaan dapat meminta bantuan konsultan.


Dandy A
Email: dandy@sumbiritex.com

Pengenalan Dan Pemahaman ISO 9001

1. ISO 9000 Series
ISO (The International Organization for Standardization) merupakan badan standar dunia yang dibentuk untuk meningkatkan perdagangan internasional yang berkaitan dengan perubahan barang dan jasa. Badan atau organisasi ini berpusat di Jenewa, Swiss.

ISO 9000 adalah sistem manajemen mutu yang diakui dunia dan bersifat global. ISO 9000 ini mempunyai standar, pedoman dan laporan teknis yang dinamai “ISO 9000 Series”. ISO 9000 Series ini antara lain:

> ISO 9001:2000 (Persyaratan Sistem Manajemen Mutu)
Berisi persyaratan standar yang digunakan untuk proses sertifikasi ISO 9001:2000.
> ISO 9000:2000 (Dasar dan Kosakata Sistem Manajemen Mutu)
Berisi definisi istilah-istilah dasar yang digunakan untuk memahami standar ISO 9000 Series.
> ISO 9004:2000 (Pedoman Dalam Meningkatkan Kinerja Sistem Manajemenen Mutu)
Standar ini merupakan pedoman yang menyediakan acuan dalam peningkatan berkelanjutan (Continual Improvement) sistem manajemen mutu.
> ISO 19011 (Pedoman Audit Sistem Manajemen Mutu dan Lingkungan)
Standar ini merupakan pedoman dalam melakukan audit terhadap sistem manajemen mutu dan lingkugan.


2. Persyaratan ISO 9001:2000
Persyaratan ISO 9001:2000 terdiri atas 8 klausul, yaitu:
1. Lingkup
1.1. Umum
1.2. Aplikasi
2. Acuan Normatif
3. Istilah Dan Definisi
4. Sistem Manajemen Mutu
4.1. Persyaratan Umum
4.2. Persyaratan Dokumentasi
5. Tanggung Jawab Manajemen
5.1. Komitmen Manajemen
5.2. Fokus Kepada Pelanggan
5.3. Kebijakan Mutu
5.4. Perencanaan
5.5. Tanggung Jawab, wewenang dan Komunikasi
5.6. Kajian Manajemen
6. Manajemen Sumber Daya
6.1. Penyediaan Sumber Daya
6.2. Sumber Daya Manusia
6.3. Infrastruktur
6.4. Lingkungan Kerja
7. Realisasi Produk
7.1. Perencanaan dari proses realisasi
7.2. Proses yang terkait dengan pelanggan
7.3. Desain dan Pengembangan
7.4. Pembelian
7.5. Operasi Produksi dan Pelayanan
7.6. Pengendalian alat ukur dan pemantauan

8. Pengukuran, Analisa dan Perbaikan
8.1. Umum
8.2. Pemantauan dan pengukuran
8.3. Pengendalian ketidaksesuaian produk
8.4. Analisa Data
8.5. Peningkatan/Perbaikan

3. Pendekatan Proses Dan Prinsip Manajemen
Salah satu ciri penerapan ISO 9001:2000 adalah diterapkannya pendekatan proses. Pendekatan proses ini bertujuan untuk meningkatkan efektivitas sistem manajemen mutu. Pendekatan ini mensyaratkan organisasi untuk melakukan identifikasi, penerapan, pengelolaan dan melakukan peningkatan berkesinambungan (Continual improvement).

Pendekatan proses ini dilakukan melalui beberapa tahapan, yaitu:
1. Mendefinisikan aktivitas yang diperlukan dan diterapkan pada organisasi
2. Mendefinisikan urutan dan interaksi proses
3. Menentukan kriteria dan metode untuk memastikan proses dan pengendaliannya efektif
4. Memastikan tersedianya sumberdaya dan informasi
5. Melakukan pengukuran, pemantauan dan analisis proses
6. Menerapkan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang direncanakan

Hal yang sangat penting lainnya adalah penerapan langkah PDCA (Plan-Do-Check-Action) pada setiap proses. Langkah PDCA inilah yang menggerakan kinerja perusahaan, sehingga selalu ada kemajuan dan perkembangan yang dicapai. Dalam hal ini penerapan ISO 9001:2000 bersifat dinamis.

Dalam meningkatkan efektivitas penerapan ISO 9001:2000, maka dikenal 8 prinsip manajemen, yaitu:
1. Fokus pada pelanggan
2. Kepemimpinan
3. Keterlibatan setiap orang
4. Pendekatan proses
5. Pendekatan fakta untuk pengambilan keputusan
6. Pendekatan sistem manajemen mutu
7. Peningkatan terus-menerus
8. Hubungan yang baik dengan pemasok

Demikian informasi singkat mengenai ISO 9001, semoga dapat menambah pengetahuan dan pemahaman kita semua. Jika memerlukan informasi lebih lanjut atau konsultansi mengenai penerapan ISO 9001 dapat menghubungi dandy A, e-mail: dandy@sumbiritex.com
End of article